Nouvelle loi sur le contrôle d'accès au travail

Gestion du temps de travail des employés : obligations et sanctions conformément au décret-loi royal 8/2019

Depuis l'entrée en vigueur du décret-loi royal 8/2019, toutes les entreprises en Espagne sont tenues de tenir un registre des heures de travail de leurs employés ; cette obligation sera effective à partir de janvier 2025. Ce contrôle du temps de travail est essentiel pour garantir la transparence et le respect de la législation du travail.

Les aspects les plus pertinents de cette loi et les obligations qu'elle impose aux entreprises sont détaillés ci-dessous.

Exigences de base en matière de gestion du temps

Enregistrement obligatoire pour toutes les entreprises : Quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité, toutes les entreprises doivent tenir un registre des heures de travail de leurs employés, quel que soit leur horaire de travail.

Tenue des registres : Les entreprises sont tenues de conserver les registres de temps pendant une période de quatre ans.

Disponibilité du registre : Le registre doit être accessible aux employés et aux syndicats.

Information destinée aux employés : Les employés doivent prendre connaissance de la répartition et de la durée de leurs heures de travail habituelles.

Information aux syndicats : Les syndicats doivent être informés mensuellement des heures supplémentaires effectuées par les employés.

Obligations spécifiques

Le registre des heures de travail doit indiquer précisément les heures de début et de fin de la journée de travail de chaque employé, dans le respect des horaires flexibles prévus par la loi sur le travail. Ce registre doit être exact et détaillé afin d'être conforme à la réglementation.

Sanctions en cas de non-respect

Le non-respect de ces réglementations peut entraîner des sanctions importantes pour les entreprises. La loi relative aux atteintes à l'ordre public prévoit deux types de sanctions :

Amendes pour problèmes formels : Si le non-respect des règles est dû à un problème d’enregistrement formel, l’amende peut aller de 60 € à 625 €.

Amendes pour défaut d'immatriculation : Si le non-respect de la réglementation est dû à une absence totale d'immatriculation, l'amende peut atteindre 6 250 €.

Méthodes de contrôle du temps

Les entreprises peuvent choisir la méthode ou le logiciel de suivi du temps qui leur convient le mieux. Plusieurs outils sont disponibles sur le marché, comme le logiciel de Factorial, qui permet la création automatique de rapports de suivi du temps valides pour les audits.

Guide officiel

Le gouvernement espagnol a publié un guide officiel afin de faciliter l'application pratique de cette législation. Ce guide fournit des informations sur les obligations formelles des employeurs, même si l'interprétation de la loi relève des tribunaux du travail.

Importance du contrôle du temps

Le suivi du temps de travail n'est pas seulement une obligation légale, mais il présente également de nombreux avantages pour les entreprises et les employés :

Transparence et confiance : La tenue d'un registre détaillé des heures travaillées favorise la transparence et la confiance entre employeurs et employés.

Prévention des conflits : La tenue de registres précis contribue à prévenir les conflits au travail liés aux heures de travail et aux heures supplémentaires.

Conformité réglementaire : Garantit que l'entreprise respecte la réglementation du travail en vigueur, évitant ainsi d'éventuelles sanctions.

Gestion efficace du temps : Permet aux entreprises de gérer plus efficacement le temps de travail et les ressources humaines.

Méthodes d'inscription

Les entreprises peuvent choisir différentes méthodes pour effectuer le suivi du temps :

Systèmes manuels : tels que les feuilles de registre papier, bien qu’ils soient moins recommandés en raison de leur susceptibilité aux erreurs et aux manipulations.

Systèmes électroniques : Il s’agit notamment des cartes de pointage, des applications mobiles et des logiciels spécialisés qui automatisent le processus et réduisent les erreurs.

Biométrie : Utilisation des empreintes digitales, de la reconnaissance faciale ou d'autres méthodes biométriques pour enregistrer les entrées et sorties des employés.